Vorlagen für Willkommens-E-Mails einer Anwaltskanzlei

Betreff

Willkommen im Firmenname, Name des Kunden

E-Mail

Hallo Name des Kunden,

Willkommen im Firmenname. Vielen Dank, dass Sie uns Ihr Anliegen anvertrauen. Wir wissen, dass die Kontaktaufnahme mit einer Kanzlei oft in einer stressigen Zeit erfolgt, und unser Ziel ist es, den weiteren Weg klar und überschaubar zu gestalten.

Ihr Anliegen wird betreut von Rechtsteam, das Ihr Hauptansprechpartner sein und Sie in jeder Phase informieren wird. Sie werden sich nie fragen müssen, was gerade geschieht oder was als Nächstes kommt.

In den kommenden Tagen erhalten Sie einige kurze, praktische E-Mails, die uns beim Start helfen — dazu, was Sie erwartet, welche Dokumente wir benötigen und wie wir zusammenarbeiten werden. Nichts erfordert in dieser Minute Ihre Aufmerksamkeit.

Falls Sie bis dahin etwas beschäftigt, rufen Sie uns an unter Kontaktnummer und ein echter Mensch wird Ihnen helfen.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen,

Ihr Name, Firmenname

Betreff

Was Sie zu Beginn erwartet

E-Mail

Hallo Name des Kunden,

Jetzt, da wir zusammenarbeiten, möchte ich Ihnen ein klares Bild davon geben, wie es im Allgemeinen ablaufen wird, damit sich der Prozess weniger wie eine Blackbox anfühlt.

Einige Dinge, die Sie beachten sollten:

• Rechtsteam wird Ihr Anliegen begleiten und Ihr fester Ansprechpartner sein.
• Wir halten Sie in einem Aktualisierungsrhythmus Rhythmus auf dem Laufenden, und früher, sobald etwas Bedeutsames geschieht.
• Jedes Anliegen ist anders, daher erklären wir jede Phase, sobald sie ansteht, statt Sie jetzt zu überfordern.

Ich möchte in einer Sache ehrlich zu Ihnen sein: Diese E-Mail erklärt unseren Ablauf, nicht die Einzelheiten oder den wahrscheinlichen Ausgang Ihres Anliegens. Alles, was Strategie oder Ihre konkrete Situation betrifft, sollte kommen von Rechtsteam direkt, damit Sie eine auf Sie zugeschnittene Beratung erhalten.

Wir sind für Sie da, wann immer Sie uns brauchen,

Ihr Name, Firmenname

Betreff

Einige Dokumente, um Ihr Anliegen in Gang zu bringen

E-Mail

Hallo Name des Kunden,

Um Ihr Anliegen in Gang zu bringen, benötigen wir einige Dokumente und Angaben von Ihnen. Sie frühzeitig zusammenzutragen hält alles im Zeitplan und vermeidet spätere Verzögerungen.

Das wäre hilfreich:

• Was Sie senden sollten: Dokumentenliste.
• Wohin Sie es sicher senden: sicheren Link.
• Idealerweise bis: deadline, aber sagen Sie mir Bescheid, falls das knapp ist.

Bitte verwenden Sie den sicheren Link oben, statt etwas Sensibles an eine normale E-Mail anzuhängen, damit Ihre Informationen geschützt bleiben. Falls Sie unsicher sind, ob ein bestimmtes Dokument relevant ist, senden Sie es trotzdem, und wir klären, was wichtig ist.

Falls das Zusammentragen von etwas davon schwierig ist, sagen Sie einfach Bescheid, und wir finden einen anderen Weg. Uns ist es lieber, es Ihnen leicht zu machen, als dass es Ihnen im Nacken sitzt.

Danke,

Ihr Name, Firmenname

Betreff

Richten Sie Ihr sicheres Portal ein bei Firmenname

E-Mail

Hallo Name des Kunden,

Lassen Sie uns Ihr sicheres Mandantenportal einrichten. Es ist für uns die sicherste und einfachste Möglichkeit, Dokumente und Updates während der Zusammenarbeit auszutauschen, und es dauert nur ein paar Minuten.

Im Portal können Sie Dokumente hochladen, Nachrichten und Dateien zu Ihrem Anliegen einsehen und uns sicher erreichen — alles an einem privaten Ort statt verstreut in E-Mails.

Um Ihr Konto zu aktivieren, folgen Sie diesem Link: Portal-Link. Sie legen Ihr eigenes Passwort fest, sodass nur Sie auf Ihre Informationen zugreifen können.

Zum Schutz Ihrer Privatsphäre und der Vertraulichkeit Ihres Anliegens behalten Sie Ihre Anmeldedaten bitte für sich und nutzen Sie für alles Sensible das Portal statt normaler E-Mail.

Falls der Link Probleme macht, wenden Sie sich an Support-Kontakt und wir richten Sie ein oder gehen es telefonisch mit Ihnen durch.

Bis bald,

Ihr Name, Firmenname

Betreff

Wie die Abrechnung funktioniert bei Firmenname

E-Mail

Hallo Name des Kunden,

Ich möchte offen darlegen, wie die Abrechnung funktioniert, denn klare Erwartungen ersparen allen später Stress. Nichts an Ihren Kosten sollte je eine Überraschung sein.

Das Wesentliche, in klaren Worten:

• Wie und wie oft Ihnen Rechnungen gestellt werden: Abrechnungsrhythmus.
• Was Ihre Rechnungen ausweisen, damit die Posten leicht nachvollziehbar sind.
• An wen Sie sich bei Fragen zu einer Rechnung wenden: Abrechnungskontakt.

Bitte betrachten Sie eine Frage zur Abrechnung als völlig normal. Falls ein Posten je unklar ist, fragen Sie, und wir gehen ihn Zeile für Zeile durch. Uns ist es weitaus lieber, etwas zweimal zu erklären, als dass Sie sich stillschweigend darüber wundern.

Ihre Mandatsvereinbarung bleibt die vollständige und maßgebliche Grundlage für die Honorare; diese Notiz ist nur ein freundlicher Überblick, damit Sie wissen, was Sie erwartet.

Danke,

Ihr Name, Firmenname

Betreff

Wen Sie erreichen bei Firmenname

E-Mail

Hallo Name des Kunden,

Ich möchte sicherstellen, dass Sie immer genau wissen, an wen Sie sich wenden können, damit keine Frage je das Gefühl hat, nirgendwo hinzugehören.

Ihr Hauptansprechpartner ist:

• Wer: Name des Ansprechpartners.
• Wie Sie ihn erreichen: Kontaktdaten.
• Wann Sie eine Antwort erwarten können: in der Regel innerhalb von Antwortzeit.

Falls Sie einmal nicht erreichen können Name des Ansprechpartners, antworten Sie einfach auf diese E-Mail, und jemand aus dem Team sorgt dafür, dass Ihre Nachricht dorthin gelangt, wo sie hin muss. Sie werden nicht übersehen.

Bitte melden Sie sich, wann immer Ihnen etwas auf dem Herzen liegt, auch wenn es klein erscheint. Es ist fast immer einfacher, eine kurze Frage früh zu beantworten, als eine Sorge zu entwirren, die Sie schon wochenlang begleitet. Wir sind wirklich für Sie da,

Ihr Name, Firmenname