Willkommens-E-Mail-Vorlagen für die Hotellerie

Betreff

Sie sind gebucht – wir sehen uns im Name der Unterkunft bei Anreisedatum

E-Mail

Hallo Gastname,

Ihr Aufenthalt ist bestätigt. Sie wohnen in einem Zimmertyp von Anreisedatum bis Abreisedatum, unter der Referenz Buchungsnummer.

Wir freuen uns wirklich, dass Sie sich für uns entschieden haben. Bis zu Ihrer Anreise schicken wir Ihnen zwei kurze E-Mails – eine mit dem, was vor der Reise wissenswert ist, und eine am Check-in-Morgen mit Anfahrt und Zugangsdetails. Sonst nichts, versprochen.

Daten ändern, eine Nacht dazubuchen oder uns sagen, dass es ein Geburtstag ist? Alles hier: Verwaltungslink, oder antworten Sie einfach auf diese E-Mail, dann kümmert sich ein Mensch darum.

Bis bald,

Ihr Name und das Team im Name der Unterkunft

Betreff

Ein paar nützliche Dinge vor dem Anreisedatum

E-Mail

Hallo Gastname,

Es ist bald so weit. Hier sind die Dinge, von denen Gäste sich am häufigsten wünschen, sie hätten sie einen Tag früher gewusst.

Anfahrt: Anfahrtstipp. Parken: Parkinformationen. Der Check-in läuft Anreisezeitraum – außerhalb anzukommen ist meist kein Problem, sagen Sie uns einfach Bescheid, dann finden wir eine Lösung, statt Sie draußen stehen zu lassen.

Zum Packen: Wetterhinweis. Klingt nach einer Kleinigkeit, ist aber das, wofür uns Gäste am häufigsten danken – meist während sie sich an der Rezeption einen Schirm leihen.

Sie müssen darauf nicht antworten und nichts bestätigen. Es ist da, damit Ihr Anreisetag im besten Sinne langweilig wird.

Wenn unterwegs irgendetwas ist, rufen Sie uns an unter Kontaktnummer. Es geht ein echter Mensch ran, auch spät, und uns ist die Frage lieber, als dass Sie sich eine Stunde lang Sorgen machen.

Gute Reise,

Das Team im Name der Unterkunft

Betreff

Heute: So kommen Sie rein im Name der Unterkunft

E-Mail

Hallo Gastname,

Alles, was Sie heute brauchen, ganz oben:

Adresse: vollständige Adresse. Zugang: Zugangshinweise. Ihr Zimmer ist bereit ab Anreisezeitraum, und wenn Sie früher da sind, verstauen wir Ihr Gepäck gerne.

WLAN, damit Sie später nicht fragen müssen: WLAN-Daten. Es funktioniert im ganzen Haus, auch im Garten.

Das ist die ganze E-Mail – keine Anhänge, keine App zum Herunterladen, nichts zum Ausdrucken. Machen Sie einen Screenshot, falls Sie in eine Gegend mit schlechtem Empfang fahren.

Wenn ein Zug Verspätung hat, ein Flug sich verschiebt oder Sie die Tür einfach nicht finden, rufen Sie an unter Kontaktnummer – uns ist es viel lieber, von Ihnen zu hören, als dass Sie ratlos auf dem Gehweg stehen. Späte Anreisen sind völlig normal und nie ein Problem.

Bis gleich,

Das Team im Name der Unterkunft

Betreff

Willkommen zurück, Gastname -- Anreisedatum steht im Kalender

E-Mail

Hallo Gastname,

Schön, Ihren Namen wieder zu sehen. Es ist her seit letzter Aufenthalt, was unserer Meinung nach heißt, dass es überfällig war.

Wir haben Sie weiterhin notiert für gemerkte Vorliebe, also kümmern wir uns einfach still darum, bevor Sie ankommen, sofern Sie uns nichts anderes sagen. Sie müssen dieses Mal nicht zweimal danach fragen.

Ihr Aufenthalt ab dem Anreisedatum beinhaltet außerdem Treuevorteil – bereits hinterlegt, nichts zu beantragen.

Wenn beim letzten Besuch etwas nicht so war, wie es sein sollte, antworten Sie und sagen Sie es mir ehrlich. Das ist für uns wertvoller als eine höfliche Bewertung.

Wir freuen uns darauf,

Ihr Name, Name der Unterkunft

Betreff

Ihre Gruppe im Name der Unterkunft, Veranstaltungstermine – bestätigt

E-Mail

Hallo Name des Veranstalters,

Wir halten Anzahl der Zimmer für Veranstaltungstermine unter der Referenz Buchungsnummer. Das gilt als fix.

Ihre Ansprechperson hier ist Name des Koordinators, und ich meine damit einen echten Menschen und kein Sammelpostfach. Alles, was Sie brauchen – Zeiten, Verpflegungslisten, ein Zimmertausch in letzter Minute – geht an sie und nur an sie.

Das eine Datum, das Sie sich merken sollten: Ihre endgültige Zimmerliste ist fällig bis Frist für Zimmerbuchung. Danach sind wir immer noch flexibel, es braucht dann nur einen Anruf statt eines Klicks.

Sie jonglieren gerade wahrscheinlich mit einem Dutzend Dienstleistern. Wir würden gerne der unkomplizierte sein.

Beste Grüße,

Name des Koordinators, Name der Unterkunft

Betreff

Danke, dass Sie bei uns waren, Gastname

E-Mail

Hallo Gastname,

Danke, dass Sie sich für uns entschieden haben für Aufenthaltsdaten. Kleine Häuser leben davon, dass Menschen sich entscheiden wiederzukommen, und das nehmen wir nicht auf die leichte Schulter.

Wenn der Aufenthalt gut war, würden uns ein paar Zeilen hier wirklich helfen: Bewertungslink. Es dauert eine Minute und ist das Nützlichste, was ein Gast für ein Haus wie unseres tun kann.

Wenn es nicht gut war, würde ich es viel lieber zuerst privat hören – schreiben Sie an Kontakt für Feedback und es erreicht mich direkt, keine Warteschlange, kein Formular. Ich lese es selbst und antworte Ihnen.

So oder so: Angebot für Wiederkehrer gehört Ihnen, wann immer Sie Lust auf ein Wiedersehen haben. Keine Ablaufspielchen, kein Code, den man suchen muss.

Nochmals danke, dass wir Sie beherbergen durften.

Herzliche Grüße,

Ihr Name, Name der Unterkunft