Шаблони вітальних листів для юридичної фірми

Тема

Ласкаво просимо до назва фірми, ім'я клієнта

Лист

Вітаю, ім'я клієнта,

Ласкаво просимо до назва фірми. Дякуємо, що довірили нам свою справу. Ми знаємо, що звернення до фірми часто припадає на напружений час, і наша мета — зробити подальший шлях зрозумілим і посильним.

Вашою справою займатиметься юридична команда, хто буде вашою основною контактною особою й інформуватиме вас на кожному етапі. Вам ніколи не доведеться гадати, що відбувається або що буде далі.

Упродовж найближчих днів ви отримаєте кілька коротких практичних листів, які допоможуть нам розпочати, — про те, чого очікувати, які документи нам знадобляться і як ми працюватимемо разом. Нічого не потребує вашої уваги просто зараз.

Якщо вас щось непокоїть до того часу, зателефонуйте нам за номером контактний номер і жива людина вам допоможе.

Ми раді співпрацювати з вами,

ваше ім'я, назва фірми

Тема

Чого очікувати на початку роботи

Лист

Вітаю, ім'я клієнта,

Тепер, коли ми працюємо разом, я хочу дати вам чітке уявлення про те, як усе загалом відбуватиметься, щоб процес менше нагадував чорну скриньку.

Кілька речей, які варто пам'ятати:

• юридична команда керуватиме вашою справою і буде вашою постійною контактною особою.
• Ми інформуватимемо вас із періодичність оновлень періодичністю, а також раніше, щойно станеться щось важливе.
• Кожна справа різна, тож ми пояснюватимемо кожен етап у міру його настання, а не перевантажуватимемо вас усім одразу.

Хочу бути з вами відвертим щодо одного: цей лист пояснює наш процес, а не подробиці чи ймовірний результат вашої справи. Усе, що стосується стратегії або вашої конкретної ситуації, має надходити від юридична команда безпосередньо, щоб ви отримали поради, створені саме для вас.

Ми поруч, коли б ми вам не знадобилися,

ваше ім'я, назва фірми

Тема

Кілька документів, щоб розпочати вашу справу

Лист

Вітаю, ім'я клієнта,

Щоб зрушити вашу справу з місця, нам знадобиться від вас кілька документів і деталей. Якщо зібрати їх заздалегідь, усе триматиметься в графіку і уникне затримок згодом.

Ось що було б корисно:

• Що надіслати: список документів.
• Куди надіслати це безпечно: безпечне посилання.
• Бажано до: deadline, але скажіть мені, якщо цей термін надто стислий.

Будь ласка, скористайтеся безпечним посиланням вище, а не прикріплюйте щось конфіденційне до звичайного листа, щоб ваша інформація залишалася захищеною. Якщо ви не впевнені, чи певний документ доречний, усе одно надішліть його, і ми розберемося, що важливо.

Якщо зібрати щось із цього важко, просто скажіть, і ми знайдемо інший спосіб. Ми радше зробимо це простим для вас, ніж дозволимо, щоб воно висіло над вами.

Дякую,

ваше ім'я, назва фірми

Тема

Налаштуйте ваш захищений портал у назва фірми

Лист

Вітаю, ім'я клієнта,

Давайте налаштуємо ваш безпечний клієнтський портал. Це найбезпечніший і найпростіший спосіб для нас обмінюватися документами й оновленнями під час спільної роботи, і це займає лише кілька хвилин.

Усередині порталу ви можете завантажувати документи, переглядати повідомлення та файли, пов'язані з вашою справою, і безпечно зв'язуватися з нами — усе в одному приватному місці, а не розкидане по електронній пошті.

Щоб активувати ваш обліковий запис, перейдіть за цим посиланням: посилання на портал. Ви задасте власний пароль, тож лише ви матимете доступ до своєї інформації.

Заради вашої приватності та конфіденційності вашої справи, будь ласка, тримайте свої дані для входу при собі й використовуйте портал, а не звичайну електронну пошту, для всього конфіденційного.

Якщо з посиланням виникнуть якісь проблеми, зверніться до контакт підтримки і ми налаштуємо вас або пройдемося по цьому з вами телефоном.

До зв'язку,

ваше ім'я, назва фірми

Тема

Як працює виставлення рахунків у назва фірми

Лист

Вітаю, ім'я клієнта,

Хочу відверто розповісти, як працює виставлення рахунків, адже чіткі очікування тут позбавляють усіх стресу згодом. Ніщо у ваших витратах ніколи не повинно стати несподіванкою.

Найголовніше, простими словами:

• Як і як часто вам виставлятимуть рахунки: ритм виставлення рахунків.
• Що показуватимуть ваші рахунки, щоб платежі було легко відстежувати.
• До кого звертатися з будь-яким питанням щодо рахунку: контакт відділу рахунків.

Будь ласка, сприймайте запитання щодо оплати як цілком нормальне. Якщо якийсь платіж колись буде незрозумілим, запитайте, і ми розберемо його рядок за рядком. Ми набагато охочіше пояснимо щось двічі, ніж дозволимо, щоб ви мовчки над цим гадали.

Ваш договір про надання послуг залишається повним і визначальним джерелом щодо гонорарів; ця записка — лише дружній огляд, щоб ви знали, чого очікувати.

Дякую,

ваше ім'я, назва фірми

Тема

До кого звертатися у назва фірми

Лист

Вітаю, ім'я клієнта,

Я хочу переконатися, що ви завжди точно знаєте, до кого звернутися, щоб жодне запитання ніколи не здавалося таким, якому нема куди подітися.

Ваша основна контактна особа:

• Хто: ім'я контактної особи.
• Як з ними зв'язатися: контактні дані.
• Коли очікувати відповіді: зазвичай протягом час відповіді.

Якщо вам колись не вдасться зв'язатися з ім'я контактної особи, просто дайте відповідь на цей лист, і хтось із команди подбає, щоб ваше повідомлення потрапило туди, куди потрібно. Ви не залишитеся поза увагою.

Будь ласка, звертайтеся щоразу, коли вас щось непокоїть, навіть якщо це здається дрібницею. Майже завжди легше відповісти на швидке запитання одразу, ніж розплутувати тривогу, що сиділа з вами тижнями. Ми справді тут, щоб допомогти,

ваше ім'я, назва фірми